Ley FERPA

En la Ley FERPA se define el expediente académico como todos los registros que mantienen las escuelas o entidades de educación sobre los estudiantes.

En cumplimiento con la Ley FERPA les confiere a los padres de estudiantes (así como a los estudiantes de nivel postsecundario) el derecho de revisar y confirmar la veracidad del contenido del expediente académico.

Contenido del Expediente
El expediente académico incluye una amplia gama de información acerca del estudiante que Proyecto Nacer conserva en algún formato, como por ejemplo en manuscrito, imprenta, por medios electrónicos, en video, película y fotografías. Esta información puede incluir:

  1. La fecha y el lugar de nacimiento, la dirección de los padres y/o tutor(es) y la forma de comunicación con los padres en caso de emergencia.
  2. Las notas, calificaciones de exámenes, materias estudiadas, especialización, actividades académicas y cartas oficiales respecto a datos del estudiantes en la escuela.
  3. Documentos oficiales de las escuelas tales como: transcripción de crédito, carta de baja, carta de conducta, entre otros.
  4. Informes disciplinarios.
  5. Constancias de educación especial.
  6. Registros médicos o de salud; creados o recopilados y mantenidos por la escuela.
  7. Documentación de asistencia, escuela a las cuales ha asistido el estudiante, materias estudiadas, premios conferidos y títulos recibidos.
  8. Información personal como por ejemplo, el código de identidad del estudiante, el número de seguro social, una fotografía u otra información que facilite la identificación o localización del estudiante.

Excluido del Expediente
No se considera parte del expediente los apuntes privados de los profesores y otros funcionarios de la escuela. Tampoco forman parte del expediente académico los registros policiales conservados por Proyecto Nacer.

Información de Directorio (Directory Information)
La parte del expediente conocida como información de directorio incluye los datos personales sobre el estudiante que puedan darse a conocer al público según las normas sobre archivos académicos del sistema escolar de Puerto Rico. Esta información puede incluir el nombre y otra información que suele estar en los programas de eventos deportivos. Otros ejemplos de información de directorio son los nombres, últimos cuatro dígitos de seguro social y fotografías de estudiantes que participan en varias actividades extra curriculares o que han sido galardonados con premios académicos o atléticos, pueblo de residencia, fecha de ingreso al programa, edad, estatus (activo o baja), fotografías de los estudiantes, la estatura y el peso.

Aviso a los Padres sobre Información de Directorio
La institución ofrecerá mediante notificación trimestral a los padres de estudiantes de nuevo ingreso, utilizando el formulario Notificación Trimestral a los Padres para indicarles qué tipo de información se ha designado como información de directorio. La misma será publicada en nuestra página web y tablón de edictos del área común.

Esta notificación informa de manera efectiva a aquellos padres que tengan dificultades en la comunicación, ya sea por ser discapacitados o porque su idioma materno no es el español. Para esto pediremos la asistencia de profesionales, según cada situación.

Es por eso que Proyecto Nacer, siendo una institución educativa ha tomado la decisión de mantener esta notificación permanentemente en el tablón de edictos y en la página web. En cualquier momento, los padres podrán solicitar que se omita toda o una parte de la información sobre su hijo que no se desea que se divulgue al público sin su consentimiento.

Padres Divorciados
En casos de padres divorciados, Proyecto Nacer confiere al padre y a la madre igualdad de acceso a la información del estudiante, sin importar a cuál de ellos el Tribunal le haya encomendado el cuidado personal o custodia del hijo(a), salvo que se haya dictado una disposición judicial o se haya promulgado una ley que revoque tales derechos.

Estudiantes Mayores de 18 Años
De acuerdo con lo establecido en la Ley FERPA, al alcanzar la edad de 18 años, o bien al ingresar a instituciones de enseñanza post secundarias, los estudiantes se consideran aptos y se les transfieren estos derechos. No obstante, los padres aún se reservan el derecho de acceso al expediente académico de sus hijos si los siguen declarando como dependientes para fines de impuestos.

Garantía a los Padres del Derecho de Revisión y Apelación
Si al revisar el expediente de su hijo, los padres consideran que un dato es erróneo o ambiguo, pueden solicitar modificaciones o correcciones y Proyecto Nacer responderá con prontitud a estas solicitudes, de acuerdo al procedimiento establecido en la notificación trimestral de la institución.

Una vez recibida la solicitud de modificación del expediente, Proyecto Nacer tendrá un plazo de 30 días laborables para decidir si la solicitud de modificación corresponde a su propia evaluación de la veracidad de ese registro. De aceptar, Proyecto Nacer, la solicitud de modificación, hará tal arreglo en un plazo de 30 días laborables y así se lo notificará por escrito a los padres.

 Si la solicitud de modificación es denegada por Proyecto Nacer, tal denegación será sometida a los padres por escrito explicando las razones de tal decisión. Los padres tendrán la oportunidad de solicitar una audiencia a Proyecto Nacer dentro de los próximos 30 días laborales a partir de recibir la notificación de denegación de modificación de expediente. De así solicitarlo, Proyecto Nacer tendrán 30 días laborables, a partir del recibo de la solicitud de audiencia, para pautar la misma. En esta audiencia participarán los padres y los funcionarios que Proyecto Nacer estime pertinentes. En la misma se discutirá las razones por las cuales Proyecto Nacer denegó la solicitud.

Si después de celebrada la audiencia, los padres continúan en desacuerdo con la información y Proyecto Nacer permanece en su postura original, se les permitirá a los padres incorporar al expediente una explicación de su objeción.

Se aclara que las disposiciones de la Ley FERPA no se aplican a las notas ni a las decisiones académicas adoptadas por el personal de Proyecto Nacer. Aunque los padres tienen derecho de revisar el expediente, según la ley Federal, Proyecto Nacer no tiene la obligación de proporcionar copias de información del expediente, a no ser que esta sea la única manera de darles acceso a los padres al expediente.

Proyecto Nacer puede cobrar una cantidad razonable por la reproducción del expediente y no se permite destruir el expediente original si está pendiente una solicitud de acceso.

Restricción de la Divulgación del Expediente Académico
La institución puede divulgar información del expediente académico con previo consentimiento escrito de los padres, en limitadas circunstancias prescritas por ley o conforme a lo establecido en las normas de la institución sobre expedientes académicos. Las mismas reglas que restringen la divulgación de esta información se aplican a la información archivada por terceros que actúan de parte de las escuelas, como por ejemplo las agencias estatales y municipales de educación, las unidades administrativas intermedias, investigadores, psicólogos o personal médico empleado o contratado en su calidad profesional por Proyecto Nacer.

Si la institución permite la divulgación de información del expediente, la institución tiene la obligación de especificar los criterios que se utilizan para determinar cuáles funcionarios de la institución y maestros tienen un legítimo interés en la educación del estudiante. Por lo general, se considera que un funcionario escolar tiene un legítimo interés en la educación del estudiante cuando para cumplir con sus responsabilidades profesionales necesita revisar un expediente académico.

También pueden tener acceso al expediente académico, sin el consentimiento previo del padre o la madre del estudiante, los maestros y funcionarios escolares que trabajan con los estudiantes así como las escuelas a las cuales los estudiantes están solicitando admisión. Además, la información del expediente académico puede divulgarse a funcionarios estatales y municipales para realizar auditorías o inspeccionar los archivos conforme a lo dispuesto en las leyes federales. Las escuelas también pueden divulgar información del expediente académico sin el previo consentimiento de los padres en cumplimiento de una orden judicial. En este caso, un funcionario de Proyecto Nacer tiene la obligación de hacer un esfuerzo razonable para notificar al padre o a la madre antes de cumplir con la orden judicial, a no ser que la orden se haya dictado en cumplimiento de una ley que prohíba la notificación a los padres.

En casos de emergencias, los funcionarios de Proyecto Nacer pueden proveer información del expediente académico para proteger la salud o la seguridad del estudiante u otras personas.

Se pueden presentar casos en los cuales la institución decide que la participación en evaluaciones de reglamentos o políticas, o proyectos de investigación serviría a los intereses mayores del público. Si se divulga información del expediente académico de estudiantes para tales fines, Proyecto Nacer tiene la obligación de obtener el consentimiento previo del padre o de la madre. El consentimiento debe estar en forma escrita, firmado y fechado.

Por regla general, en el expediente debe quedar constancia cada vez que se solicita y divulga información, hasta que Proyecto Nacer destruya el expediente. Las personas o entidades ajenas a Proyecto Nacer o a la familia del estudiante que reciban información del expediente, deben recibir también una explicación escrita sobre las restricciones aplicables si se pretende volver a divulgar esta información.

Disposiciones Adicionales de la Ley FERPA
En el año 1994, la Ley de Mejoras en las Escuelas de Estados Unidos de América (Improving America’s School Act) modificó varios componentes de la Ley FERPA, fortaleciendo las garantías de confidencialidad para los estudiantes y su familia. Estas enmiendas tratan los siguientes aspectos importantes:

  1. Los padres tienen derecho de revisar los expedientes académicos de sus hijos mantenidos por entidades de educación estatales;
  2. Si una tercera persona indebidamente divulga información que pudiera revelar la identidad del sujeto del expediente, esta persona no tendrá acceso a los expedientes académicos por un plazo de cinco (5) años.
  3. Se permite intercambiar con funcionarios de otras instituciones de educación toda la información relativa a acción disciplinaria tomada en contra del estudiante, sin el consentimiento previo de los padres;
  4. Las escuelas pueden divulgar expedientes en cumplimiento con ciertas órdenes judiciales o de la policía sin notificar a los padres.